Hoe werk je GDPR compliant en efficient? Legile bouwde met Immotheker Finotheker een platform om alle klantenverzoeken veilig te beheren. Daarbij neemt Legile de DPO-functie op, en zijn ze steeds bereikbaar voor ad hoc vragen.
Legile zat samen met Alex Geens bestuurder bij Immotheker Finotheker. Als franchisegever draagt Immotheker Finotheker de eindverantwoordelijkheid over de data van meer dan 100 kantoren en duizenden klanten. Om alles veilig en op de juiste manier bij te houden klopte Immotheker Finotheker een aantal jaar geleden aan bij Legile.
Wat was jullie initiële vraag aan Legile?
Alex: “We waren op zoek naar een partij die ons gericht kon helpen met GDPR compliance, én de DPO-functie op zich kon nemen.”
Op welke manier heeft Legile jullie daarbij geholpen?
Alex: We zijn in onze sector onderworpen aan strenge regelgeving denk maar ondermeer aan de antiwitwaswetgeving en de wet betreffende de verzekeringen. Hierdoor zijn we bij wet verplicht bepaalde data bij te houden lang na het verzoek van de klant om data te schrappen en uiteraard is veiligheid hierbij van zeer groot belang. Legile helpt ons om met betrekking tot de verschillende verzoeken de te volgen procedures duidelijk in kaart te brengen en toe te passen en hielp ons recent ook hiervoor de juiste software te kiezen en deze aan onze specifieke noden aan te passen.
Eén van de adagia bij Legile is dat regelgeving enkel werkt als mensen ze begrijpen. Hoe ging dat bij jullie?
Alex: “Legile gaf reeds meermaals een sensibiliseringstraining aan ons kantoren en heeft ook onze verwerkingsovereenkomst mee vorm gegeven en het hoe en waarom ervan op duidelijk toegelicht aan de kantoren.
Wat Legile tot Legile maakt is de combinatie van menselijke expertise en slimme technologie. Op welke manier merken jullie dat als klant?
Alex: “Legile denkt mee en gaat op zoek naar de beste oplossing. Veel van onze procedures zijn technisch complex. Bijvoorbeeld: wanneer een klant een vraag indient om zijn of haar data te laten schrappen, kunnen we dat niet zomaar doen. De mensen van Legile hebben samen met ons een systeem opgezet waarbij we er zeker van zijn dat specifieke data op het juiste moment gewist zal worden. Het is maar één van de voorbeelden.
De professionaliteit én het respecteren van de timing en budgetten die hiermee gepaard gaan appreciëren we natuurlijk enorm.
Om af te sluiten, wat is naar uw aanvoelen, één van de grote uitdagingen voor Immotheker Finotheker in de komende jaren?
Alex: “Het compliance luik wordt steeds zwaarder. De uitdaging is om daar de juiste digitale tools en de juiste experten voor in te schakelen. Zo kan Immotheker Finotheker zich focussen op wat echt voor de klant telt, advies geven voor een goed leven, nu en later.
