In de vorige blogpost hebben we de risico’s rond ESG en de waardeketen (value chain) geschetst. Maar hoe sluit contractbeheer hierbij aan?
Hoe draagt contractbeheer bij aan het naleven van ESG-regelgeving?
In een ondernemingscontext vormen contracten de basis van relaties tussen twee of meer partijen, en dus ook een cruciale verbinding tussen je onderneming en haar waardeketen. Een waardeketen is in die zin een aaneenkoppeling van verschillende contractuele relaties.
Aangezien contracten de basis leggen voor en afspraken bevatten over de wederzijdse verwachtingen en verplichtingen tussen de ondertekende partijen, zijn informele of mondelinge afspraken onvoldoende om een echte impact te hebben om de waardeketen. Contracten spelen zo een cruciale rol om naleving van ESG-regelgeving te waarborgen.
Daar komt een gestructureerd contractbeheersysteem om de hoek kijken. Ik kan het niet beter definiëren dan het al is gedaan, dus het volstaay om het belangrijkste voordeel (nogmaals) te benadrukken: “Het hebben van een effectief contractbeheerproces zorgt ervoor dat contracten gedurende hun hele levenscyclus goed worden beheerd.” Deze levenscyclus omvat alle stappen zoals opstellen, onderhandelen, goedkeuren, ondertekenen, naleven, vernieuwen, wijzigen, enz. van contracten maar ook het gestructureerd bewaren.
Het opnemen van deze ESG-gerelateerde verwachtingen in je contracten vereist het toevoegen van nieuwe of het wijzigen van bestaande clausules. Dit is vrij eenvoudig te doen voor nieuwe contracten: door het aanpassen van de templates en onderliggende overeenkomsten en dit doorheen de hele organisatie consequent te gebruiken voor nieuwe samenwerkingen.
Voor bestaande contracten is dit echter een omvangrijker en ook complexer project gezien de hoeveelheid lopende contracten binnen bedrijgen, zowel upstream als downstream. Hierbij kan in stappen gewerkt worden door de ESG-gerelateerde clausules te implementeren in fases (bijvoorbeeld bij vernieuwing). Dit is echter slechts werkbaar indien er een sterke structuur zodat dit voor het hele (meestal meerjarige) implementatieproces consequent wordt doorgevoerd. In het bijzonder omdat de implementatie van ESG-gerelateerde clausules in contracten slechts de eerste stap is.
Wat zijn alle relevante stappen in het hele ESG implementatieproces?
- Clausules: Definieer de ESG-gerelateerde topcis die je wil opnemen met de partners in je waardeketen en vertaal ze naar contractuele clausules.
Wil je dat je partners zich aan bepaalde gedragingen houden?
Heb je bepaalde gegevens nodig van je partners (bijv. CO2-uitstoot)?
Welke clausules zijn niet onderhandelbaar en welke zijn open voor onderhandelingen? - Implementatie: Bepaal hoe je de implementatie en het uitrollen van deze contractaanpassingen zal aanpakken.
Bij contractvernieuwing, zo snel mogelijk, of een hybride methode (bijv. onmiddelijke voor kritieke partners, bij vernieuwing voor minder belangrijke partners)? Alle partners, alleen kritieke partners, of een gefaseerde aanpak? Hoe zal dit zich in de toekomst ontwikkelen? - Gevolgen: Bepaal hoe het gevolgbeleid eruit zal zien.
Hoe ga je de ESG-prestaties van je partners beoordelen (op basis van vragenlijsten, EcoVadis, CDP, …)?
Wat zijn de drempels voor verantwoord gedrag?
Wat zijn de gevolgen van het niet bereiken van die drempel, en hoe zal dat zich in de loop van de tijd ontwikkelen (bijv. verbetering of beëindiging van de samenwerking, prijsdruk, …)? - Betrokkenheid:
- Volg de naleving van de SG-clausules door je partners op.
- Ontvang op regelmatige basis data-updates.
- Monitor naleving door middel van audits of sanity checks (bijv. via vragenlijsten).
- Integreer naleving van ESG-clausules in terugkerende partnerschapsgesprekken.
- Voer consequentiebeheer uit.
Je merkt waarom je dit op een gestructureerde manier moet aanpakken, via een goed doordacht contractbeheersysteem. Dit doen voor één partner is al geen gemakkelijke taak, laat staan voor honderden partners en stakeholders, met verschillend belang voor je bedrijf, in verschillende fasen, met verschillende onderhandelingsprocessen en over meerdere jaren.
Samenvattend
Je kan niet voldoen aan ESG-regelgeving of positieve vooruitgang boeken zonder je waardeketen erbij te betrekken. Je kunt je waardeketen niet betrekken zonder contracten. Je kunt je contracten niet wijzigen zonder een contractbeheersysteem.
Als dit als een enorme uitdaging lijkt, is er maar één oplossing. Begin. Een reis van duizend mijlen begint met een enkele stap (om Laozi te citeren). Dus begin klein, maar begin ergens. En begin doelbewust. Verfijn onderweg je systeem en proces. Je zult versteld staan van wat je in een jaar kunt bereiken, laat staan in vijf.
Auteur: Hans van Dam, Nathalie De Decker
