In een tijd waarin datalekken de krantenkoppen halen, wordt de rol van een Data Protection Officer (DPO) steeds belangrijker. Als functionaris voor gegevensbescherming binnen de organisatie zorgt de DPO ervoor dat bedrijven niet alleen voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming, maar ook dat de cultuur van privacy en transparantie structureel wordt bevorderd. Veel organisaties worstelen met de vraag of ze een interne DPO moeten aanstellen of dit moeten uitbesteden. In deze blog lichten we de verantwoordelijkheden van een DPO in een notendop toe en waarom het uitbesteden van deze rol een strategische en kosteneffectieve keuze voor je bedrijf zou kunnen zijn.
Wat doet een DPO?
Een DPO is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens binnen je bedrijf en zorgt ervoor dat privacywetgeving en -regelgeving wordt nageleefd. Maar dat is niet alles: een DPO is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook cruciaal voor het beschermen van het vertrouwen van je personeel maar ook klanten en het voorkomen van hoge boetes. Een waakzame DPO zorgt ervoor dat de processen binnen de organisatie up-to-date zijn met de laatste wijzigingen in de regelgeving en dat tekortkomingen worden geïdentificeerd en aangepakt.
Naast het toezicht op de naleving, is de DPO ook verantwoordelijk voor het opleiden en bewustmaking van medewerkers over de best practices binnen gegevensbescherming. Een DPO za look pro-actief bij het implementeren van nieuwe projecten, systemen of processen, evalueren wat de potentiële impact op de gegevensbescherming is en waar nodig adiveseren over noodzakelijke aanpassingen. Dergelijke pro-actieve aanpak vermindert risico’s en privacy-inbreuken wat de groeikansen van je onderneming alleen maar doet toenemen.
Als het eerste aanspreekpunt voor de autoriteiten en andere stakeholders, is de DPO verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen, het faciliteren van inspecties of audits, en het waarborgen van transparante communicatie met externe partijen.
… maar waarom zou je een DPO uitbesteden?
De objectiviteit en onafhankelijkheid die een externe DPO biedt in vergelijking met een interne DPO is een niet te onderschatten reden. Iemand uit de organisatie zal namelijk sneller te maken krijgen interne politiek of druk van het management die beslissingen kunnen beïnvloeden.
Daarnaast geloven wij dat het uitbesteden van de DPO, een kostenefficiënt, maar ook flexibel alternatief is, schaalbaar in functie van de noden van jouw organisatie, budget en prioriteiten. De behoeften van een bedrijf kunnen in de loop van de tijd veranderen, en een uitbestede DPO-dienst kan zich hieraan aanpassen. Of je organisatie nu vaste ondersteuning nodig heeft of slechts tijdens een groot of tijdelijk project of specifiek advies wenst om bepaalde problemen aan te pakken, een DPO-as-a-Service zorgt voor een op maat gemaakte aanpak die voldoet aan veranderende behoeften.
Onze DPO-as-a-Service biedt onafhankelijke expertise, kosteneffectieve oplossingen en schaalbare ondersteuning, cruciaal voor het handhaven van privacy-regelgeving en het waarborgen van zeer waardevolle assets van je organisatie: data en persoonsgegevens.
Auteur: Parastou Amiri, Julie Van Eyck
